Ofis metrekaresi ile depo metrekaresi arasındaki fark
Levent ya da Maslak'ta A sınıfı ofis metrekaresi aylık maliyeti, aynı büyüklükteki depolama alanının birkaç katıdır. 20 m²'lik bir arşiv odasını depoya taşıdığında ödediğin kira farkı, çoğu şirkette yıllık altı haneli rakamlara ulaşır.
Yasal saklama süreleri
Türk Ticaret Kanunu ticari defter ve belgeler için 10 yıl, Vergi Usul Kanunu 5 yıl saklama zorunluluğu getiriyor. Personel özlük dosyaları için ise iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl saklama pratiği yaygın. Bu süreler evrakın fiziksel olarak korunmasını gerektiriyor.
Dışarıda saklarken dikkat edilmesi gerekenler
Arşiv depolamada üç kriter belirleyici: nem kontrolü, erişim hızı ve envanter takibi.
- Nem: kâğıt için %45-55 bağıl nem ideal aralık
- Erişim: talep edilen kutunun aynı gün getirilebilmesi
- Envanter: barkodlu kutu ve dijital liste, KVKK açısından da izlenebilirlik sağlar
KVKK ve erişim yetkisi
Kişisel veri içeren evrakı dışarıda saklarken veri işleyen sıfatıyla hizmet sağlayıcıyla sözleşme yapman ve erişim yetkisi olan kişileri isimle tanımlaman gerekir. Depora sözleşmelerinde bu ek protokol standart olarak yer alır.
Hesabı bizim aracımızla yap
Eşyalarını tek tek işaretle, toplam hacmi ve sana uygun ünite boyutunu saniyeler içinde gör.
Boyut hesaplayıcıyı aç