Mail Nasıl Yazılır? Resmi E-Posta Örnekleri ve 12 Hazır Prompt (2026)

Mail Nasıl Yazılır? Altı Bölümlü İskelet

Mail, bir konuyu muhatabına yazılı ve kayıtlı biçimde ileten elektronik iletidir. İyi bir mail, okuyucunun üç soruya ilk ekranda cevap bulmasını sağlar: bu mail ne hakkında, benden ne isteniyor ve ne zamana kadar. Bu üç cevabı veren her mail, uzunluğundan bağımsız olarak işini görür; vermeyen mail ise nazik cümlelerle dolu olsa bile cevapsız kalır. Aşağıdaki altı bölümlü iskelet, Türkçe mail yazımında muhatap kim olursa olsun değişmez: değişen tek şey hitabın ve kapanış kalıbının resmiyet derecesidir, sıralama aynı kalır.

1. Konu satırını yazın: Maili açtıran tek satır budur. Konuyu değil sonucu yazın: Staj Başvurusu yerine 2026 Yaz Dönemi Staj Başvurusu ve Belgeler daha iyidir. Yönetmelik, resmî yazıda konunun belgenin içeriği hakkında kısa ve öz bilgi barındırmasını şart koşar.
2. Hitabı seçin: Adını bildiğiniz gerçek kişiye Sayın Ahmet YILMAZ, bilmediğiniz birime Sayın Yetkili, akademik muhataba unvanıyla Sayın Prof. Dr. Ahmet YILMAZ diye hitap edin. Merhaba tek başına kurumsal ilk temasta zayıf durur.
3. Giriş cümlesinde kendinizi ve amacınızı söyleyin: İlk cümlede kim olduğunuzu ve neden yazdığınızı birlikte verin. Ben kimim sorusunu muhatap tahmin etmek zorunda kalmamalı: Bilgisayar Mühendisliği 3. sınıf öğrencisiyim, 2026 yaz dönemi stajı için başvurmak istiyorum.
4. Gövdeyi tek konuya ayırın: Bir mail bir konu taşır. İki ayrı talebiniz varsa iki mail atın; ikisi aynı maile girdiğinde genellikle yalnızca biri cevaplanır. Üçten fazla madde varsa maddeleri alt alta numaralandırın.
5. Ne istediğinizi ve tarihi açıkça yazın: Maili kapatmadan önce beklediğiniz eylemi ve tarihi yazın. Uygun olursa dönüş yapmanızı rica ederim yerine 10 Ekim Cuma gününe kadar dönüş yapmanızı rica ederim, muhatabın takviminde yer tutar.
6. Kapanış ve imza bloğunu koyun: Kapanış kalıbını muhatabın konumuna göre seçin, ardından ad soyad, unvan, kurum ve telefonu alt alta yazın. İmzasız mail, kurumsal yazışmada en sık yapılan hatadır.

Türkçede Mail mi E-Posta mı? TDK'nin Cevabı Şaşırtıcı

Türk Dil Kurumu Güncel Türkçe Sözlük'te doğru biçim kısa çizgili haliyle e-postadır ve bilişim terimi olarak işaretlenmiştir; karşılığı elektronik posta olarak verilir. Kurum ayrıca elektronik posta için elmek ve elektronik ileti karşılıklarını da listeler. Yani resmî bir metinde e-posta yazmak, mail yazmaktan yalnızca daha doğru değil, aynı zamanda sözlükte karşılığı bulunan tek seçenektir.

Burada çoğu rehberin atladığı bir ayrıntı var. TDK sözlüğünde mail diye bir madde gerçekten vardır ama elektronik postayla hiçbir ilgisi yoktur.

mail: 1. sıfat Eğilimi olan. 2. eskimiş Eğik. 3. eskimiş Benzeyen, andıran. (Arapça māʾil)

Bu, günlük konuşmada mail demeyi yanlış yapmaz; dil kullanımı sözlükten hızlı değişir ve mail sözcüğü Türkçede fiilen yerleşmiştir. Ama bir dilekçeye, resmî bir yazıya ya da kurumsal bir sözleşmeye mail adresi yazmak yerine e-posta adresi yazmak, metnin dil denetiminden geçmiş olduğunu gösterir. Yönetmelik de belgenin TDK Yazım Kılavuzu esas alınarak yazılmasını ve zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmemesini ister.

Türkçe Mail Rehberlerinde Ne Eksik? 19 Sayfayı Ölçtük

Bu yazıyı yazmadan önce mail nasıl yazılır, resmi mail nasıl yazılır örnek, hocaya mail nasıl yazılır örnek ve e posta nasıl yazılır kurumsal mail örnekleri sorgularının Türkiye sonuçlarındaki ilk 10 sayfayı tek tek indirdik. Metni alınabilen 19 sayfayı sekiz soru üzerinden denetledik. Çıkan tablo, bu alanda neyin eksik kaldığını sayıyla gösteriyor.

İki bulgu özellikle dikkat çekici. Birincisi, 19 sayfanın hiçbiri tek bir resmî kaynağa bağlantı vermiyor: ne TDK, ne mevzuat metni, ne de Gmail'in kendi yardım sayfası. İkincisi, hocaya mail örneği başlığıyla sıralanan dört sayfanın hiçbiri aslında baştan sona kopyalanabilir bir örnek mail içermiyor; kural anlatıp örneği okuyucuya bırakıyorlar. Bu yazıdaki her kural kaynağıyla verilmiştir ve aşağıdaki 12 promptun tamamı kopyalandığında doğrudan çalışır.

Konu Satırı: Maili Açtıran Tek Satır

Konu satırı, mailin kaderini belirleyen bölümdür çünkü muhatap gelen kutusunda yalnızca onu görür. İyi konu satırı üç şeyi birlikte taşır: ne hakkında olduğunu, hangi dönem veya numaraya ait olduğunu ve bir eylem gerekiyorsa onu. Resmî yazı düzeninde konu için sayfa düzeni kuralı bile vardır: kelimelerin baş harfleri büyük yazılır ve sonuna noktalama işareti konulmaz.

• Sonucu yazın, konuyu değil: Toplantı yerine 8 Ekim Pazarlama Toplantısı Gündemi ve Yer Değişikliği.
• Numara ve dönem varsa koyun: Sipariş No 48219 Eksik Teslim Bildirimi, muhatabın arama yaptığında maili bulmasını sağlar.
• Eylem gerekiyorsa belirtin: Onay Bekliyor, Bilgi İçin, İmza Gerekli gibi ifadeler köşeli parantezle başa alınabilir.
• Baş harfleri büyük yazın ve sonuna nokta koymayın: Resmî yazışma düzeni bunu şart koşar, kurumsal mailde de daha derli toplu görünür.
• Tamamını büyük harfle yazmayın ve ünlem kullanmayın: ACİL biçiminde yazılmış konu satırları spam filtrelerinde ve insan gözünde aynı tepkiyi doğurur.
• Konuyu boş bırakmayın: Konusu boş mail, kurumsal gelen kutularında en sık gözden kaçan iletidir.

Hitap ve Kapanış: Sayın Nasıl Yazılır, Mail Nasıl Bitirilir

Hitap ve kapanış, mailin resmiyet derecesini tek başına belirler. Türkçede bu ikisinin en güvenilir referansı, kamu yazışmalarını düzenleyen yönetmeliktir. Yönetmelik gerçek kişiye hitabı biçim düzeyinde tanımlar ve bu kural kurumsal mailde de doğrudan uygulanabilir.

Muhatap gerçek kişi ise muhatap bölümüne Sayın ibaresinden sonra muhatabın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle, soyadı ise büyük harflerle yazılır.

Yani Sayın Ahmet YILMAZ doğru yazımdır. Muhatap bir kurum ya da tüzel kişiyse adı büyük harflerle ve sonuna yönelme eki getirilerek yazılır. Kapanış kalıbı ise muhatabın hiyerarşideki yerine göre değişir ve yönetmelik bunu açıkça şemalandırır.

Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden alt makamlara rica ederim, üst ve aynı düzeydeki makamlara arz ederim ibaresiyle bitirilir. Muhatabı gerçek kişi olan yazışmalar Saygılarımla, İyi dileklerimle veya Bilgilerinize sunulur ibareleriyle bitirilebilir.

Dikkat: Resmî Mail ile Resmî Yazı Aynı Şey Değil

Bu ayrım, Türkçe mail rehberlerinde neredeyse hiç yapılmıyor ve yanlış bilgiye yol açıyor. Yukarıda alıntıladığımız yönetmelik, Gmail veya Outlook üzerinden attığınız kibar bir maili düzenlemiyor; kamu kurumlarının birbiriyle ve vatandaşla yaptığı resmî yazışmanın teknik düzenini kuruyor. O düzende belge, güvenli elektronik imzayla imzalanır ve elektronik ortamda saklanır.

Kamu kurum ve kuruluşlarınca resmî yazışmalar, elektronik ortamda e-Yazışma Teknik Rehberi'ne uygun olarak hazırlanan ve güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgeler, elektronik ortamda muhatapları ile paylaşılır ve elektronik ortamda saklanır.

Gmail ve Outlook'un Resmî Sınırları

Maillerin sessizce düşmesinin en yaygın nedeni üslup değil, sınır aşımıdır. Ek dosya ve alıcı sınırları sağlayıcıya göre değişir; aşağıdaki rakamların tamamı sağlayıcıların kendi yardım sayfalarından alınmıştır. Dikkat edilecek nokta, iş ve okul hesaplarında sınırları yöneticinin belirleyebilmesidir; bu yüzden kurumsal hesabınızda rakam farklı olabilir. Tablodaki iki hücrede teyit edilemedi yazıyor ve bu bilinçli bir tercih: Outlook.com için alıcı ve günlük gönderim sınırı Microsoft'un yardım sayfalarında açık biçimde yer almıyor, internette dolaşan rakamların resmî karşılığı yok. Pratik kural şudur: 10 MB'ı aşan dosyayı eklemek yerine bulut bağlantısı paylaşın, aynı maili 50'den fazla kişiye atacaksanız alıcıları Bcc'ye alın.

12 Hazır Mail Promptu

Aşağıdaki promptlar ChatGPT, Gemini ve Claude'da aynı şekilde çalışır. Her birini kopyalayın, köşeli parantezli alanları doldurun ve gönderin. Köşeli parantezleri silmeyi unutmayın. Promptların hiçbiri gerçek isim veya kimlik bilgisi istemez; rolü ve kurumu yazmanız yeterlidir, maili kendiniz imzalarsınız.

1) Resmî kuruma mail promptu

Türkçe resmî yazışma konusunda deneyimli bir yazı işleri uzmanı gibi davran ve aşağıdaki bilgilerden bir KURUMA GÖNDERİLECEK RESMÎ MAİL üret.

MUHATAP KURUM: [kurumun tam adı, örnek: İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü]
BENİM KONUMUM: [örnek: veli / öğrenci / esnaf / şirket çalışanı]
TALEBİM: [ne istediğini günlük dille 2-3 cümle anlat]
DAYANAK: [varsa belge, numara veya tarih; yoksa "yok" yaz]
TARİH BEKLENTİSİ: [cevap beklediğin tarih, örnek: 15 Ekim 2026]

KURALLAR:
- Konu satırını ayrı yaz, kelimelerin baş harfleri büyük olsun ve sonuna noktalama koyma.
- Hitapta "Sayın" kullan; kurum adını büyük harflerle ve yönelme ekiyle yaz.
- İlk cümlede kim olduğumu ve neden yazdığımı birlikte söyle.
- Talebi tek paragrafta, yoruma kapalı ve olgusal biçimde yaz.
- Maili "Arz ederim." ile bitir, altına ad soyad, telefon ve e-posta için köşeli parantezli alanlar bırak.
- Toplam 180 kelimeyi geçme. Abartılı nezaket kalıpları kullanma.

ÇIKTI: Konu satırı, mail gövdesi ve imza bloğu olarak üç ayrı bölüm halinde ver.

2) Hocaya mail promptu

Bir üniversite öğrencisinin akademik danışmanına yazdığı maili, Türkçe akademik görgü kurallarına uygun biçimde yaz.

HOCANIN UNVANI: [örnek: Prof. Dr. / Doç. Dr. / Dr. Öğr. Üyesi / Arş. Gör.]
BÖLÜMÜM VE SINIFIM: [örnek: Bilgisayar Mühendisliği, 3. sınıf]
DERS VEYA BAĞLAM: [örnek: Veri Yapıları dersi / bitirme projesi / staj onayı]
KONUM: [ne istediğini veya neyi bildirmek istediğini günlük dille yaz]
EKLER: [varsa ek dosya adları, yoksa "yok"]

KURALLAR:
- Hitap "Sayın [unvan] [Ad] [SOYAD]," biçiminde olsun, unvanı asla atlamayın.
- İlk cümlede adımı, bölümümü ve sınıfımı söyle; hoca beni tanımıyor olabilir.
- Randevu veya onay istiyorsam hocanın takvimine saygılı bir cümle kur ve iki alternatif zaman öner.
- "Saygılarımla." ile bitir.
- Samimi ifadeler, emoji ve ünlem kullanma. 150 kelimeyi geçme.

ÇIKTI: Konu satırı ve mail gövdesi.

3) İş başvurusu maili promptu

Bir iş başvurusu mailini yaz. CV'yi ek olarak gönderiyorum; mail CV'yi tekrar etmeyecek, onu okumaya değer kılacak.

POZİSYON: [ilanın başlığı]
ŞİRKET: [şirket adı]
İLANI NEREDE GÖRDÜM: [örnek: LinkedIn / şirketin kariyer sayfası / referans]
DENEYİMİM: [kaç yıl, hangi alan, 2-3 cümle]
EN GÜÇLÜ ÜÇ KANITIM: [sayıyla ifade edilebilen üç başarı yaz]
MAAŞ BEKLENTİSİ: [ilanda isteniyorsa yaz, istenmiyorsa "yazma" de]

KURALLAR:
- Konu satırı "[Pozisyon] Başvurusu - [Ad Soyad]" kalıbında olsun.
- İlk paragrafta neden bu şirket olduğunu tek cümlede, somut bir gerekçeyle söyle; genel övgü yazma.
- İkinci paragrafta üç kanıtı sayıyla ver.
- Üçüncü paragrafta görüşme talebini ve müsait olduğum zamanları belirt.
- "Saygılarımla." ile bitir. 170 kelimeyi geçme.
- Klişe ifadeler kullanma: dinamik, özverili, takım oyuncusu, kendimi geliştirmek istiyorum.

ÇIKTI: Konu satırı ve mail gövdesi.

4) Yöneticiye izin talebi promptu

Yöneticime göndereceğim kısa ve net bir talep maili yaz.

TALEBİN TÜRÜ: [yıllık izin / mazeret izni / uzaktan çalışma / eğitim talebi / zam görüşmesi]
TARİH ARALIĞI: [örnek: 13-17 Ekim 2026]
GEREKÇE: [kısaca yaz; özel sebep paylaşmak istemiyorsan "özel sebep" yaz]
İŞİN DEVRİ: [yokluğumda işleri kim devralacak veya nasıl yürüyecek]
ALTERNATİF: [talep uygun olmazsa önerebileceğin ikinci seçenek]

KURALLAR:
- Konu satırında tarih aralığı geçsin.
- İlk cümlede talebi doğrudan söyle, gerekçeyi sonra ver. Yöneticiler ilk cümlede talebi görmek ister.
- İşin devri bölümünü mutlaka yaz; bu bölüm talebin onaylanma olasılığını en çok artıran kısımdır.
- Özür diler gibi yazma; hak talep ediyorsam savunmacı bir ton kurmayın.
- "Bilgilerinize sunar, onayınızı rica ederim." benzeri bir kapanış kullan.
- 120 kelimeyi geçme.

ÇIKTI: Konu satırı ve mail gövdesi.

5) Müşteriye teklif maili promptu

Potansiyel bir müşteriye göndereceğim teklif mailini yaz. Amaç teklifi anlatmak değil, teklifin ekini açtırmak.

MÜŞTERİ: [şirket adı ve muhatabın rolü, örnek: satın alma yöneticisi]
ÖNCEKİ TEMAS: [görüşme tarihi ve konuşulanlar; yoksa "ilk temas" yaz]
TEKLİF KONUSU: [ne satıyorsun]
MÜŞTERİNİN SORUNU: [onun kendi diliyle ifade ettiği sorun]
FİYAT VE SÜRE: [yazılacaksa yaz, yazılmayacaksa "ekte" de]
SONRAKİ ADIM: [istediğin eylem, örnek: 30 dakikalık tanıtım görüşmesi]

KURALLAR:
- Konu satırında müşterinin sorununu değil çözümün sonucunu yaz.
- İlk cümlede önceki temasa atıf yap; ilk temassa nasıl ulaştığımı tek cümlede söyle.
- Teklifin içeriğini maile dökme, üç maddeyle özetle ve ekte olduğunu söyle.
- Sonraki adımı tek ve kolay tut; iki alternatif zaman öner.
- 160 kelimeyi geçme. Abartılı satış dili kullanma.

ÇIKTI: Konu satırı, mail gövdesi ve ek dosyanın adı için öneri.

6) Cevapsız maili hatırlatma promptu

Cevap alamadığım bir maili nazikçe hatırlatan bir takip maili yaz. Suçlayıcı olmayacak ama cevap alacak.

İLK MAİLİN KONUSU: [konu satırı]
İLK MAİLİ NE ZAMAN ATTIM: [tarih]
KİME: [muhatabın rolü]
NE İSTEMİŞTİM: [tek cümle]
ACELE DURUMU: [varsa son tarih, yoksa "yok"]

KURALLAR:
- Aynı mail dizisine yanıt olarak yazıldığını varsay; konu satırını değiştirme, başına yalnızca "Hatırlatma" ekle.
- İlk cümlede muhatabın yoğun olabileceğini kabul et ama özür dileme.
- İlk maildeki talebi tek cümlede tekrar et; muhatap eski maili açmak zorunda kalmasın.
- Cevap vermeyi kolaylaştır: evet veya hayır ile cevaplanabilecek tek bir soru sor.
- Varsa son tarihi ve o tarihe kadar cevap gelmezse ne yapacağımı nazik biçimde söyle.
- 90 kelimeyi geçme.

ÇIKTI: Konu satırı ve mail gövdesi.

7) Özür maili promptu

Yaptığım bir gecikme veya hata için profesyonel bir özür maili yaz. Savunma değil çözüm içerecek.

NE OLDU: [olanı olgusal biçimde yaz]
KİMİ ETKİLEDİ: [muhatap ve etkilenen iş]
NEDENİ: [paylaşılacaksa yaz; bahane gibi duracaksa "yazma" de]
ŞU AN DURUM: [sorun çözüldü mü, ne kadar kaldı]
TELAFİ: [sunacağın somut telafi]
TEKRARI ÖNLEME: [aldığın kalıcı önlem]

KURALLAR:
- İlk cümlede sorumluluğu açıkça al; koşullu dil kullanma (yaşanmış olabilecek gibi ifadeler yok).
- Nedeni en fazla tek cümlede geç; mailin ağırlığı çözüm ve tarihte olsun.
- Yeni ve gerçekçi bir tarih ver.
- Tekrarı önleme maddesini mutlaka yaz; güveni geri getiren kısım burasıdır.
- Aşırı özür tekrarından kaçın, bir kez özür dile.
- 140 kelimeyi geçme.

ÇIKTI: Konu satırı ve mail gövdesi.

8) Toplantı daveti promptu

Katılımı kolay, gündemi net bir toplantı daveti maili yaz.

TOPLANTININ AMACI: [karar almak / bilgilendirmek / beyin fırtınası]
KATILIMCILAR: [roller]
TARİH VE SÜRE: [örnek: 8 Ekim 2026 Perşembe, 14.00-14.45]
YER VEYA BAĞLANTI: [ofis/salon adı veya çevrimiçi]
GÜNDEM MADDELERİ: [madde madde yaz]
ÖN HAZIRLIK: [katılımcıların önceden okuması veya hazırlaması gerekenler]

KURALLAR:
- Konu satırında tarih ve amaç birlikte geçsin.
- Toplantının amacını ilk cümlede tek cümleyle söyle: bu toplantıda neyi karara bağlayacağız.
- Gündemi numaralı liste yap, her maddeye süre yaz.
- Ön hazırlık varsa ayrı satırda ve kalın vurgulanacak biçimde belirt.
- Katılamayacaklar için alternatif bırak (not paylaşımı veya vekil).
- 130 kelimeyi geçme.

ÇIKTI: Konu satırı, mail gövdesi ve takvim davetine yazılacak kısa açıklama.

9) Şikâyet ve iade maili promptu

Bir ürün veya hizmetle ilgili şikâyetimi, sonuç alacak biçimde yazılmış bir maile çevir.

FİRMA: [firma adı]
ÜRÜN VEYA HİZMET: [ne satın aldım]
SİPARİŞ VEYA ABONE NUMARASI: [numara]
SATIN ALMA TARİHİ: [tarih]
SORUN: [olanı olgusal anlat, duygusal yorum ekleme]
ŞİMDİYE KADAR NE YAPTIM: [önceki temaslar, numaralar, tarihler]
TALEBİM: [iade / değişim / onarım / ücret iadesi]

KURALLAR:
- Konu satırında sipariş numarası ve talep birlikte geçsin.
- Sorunu kronolojik ve olgusal anlat; sinirli ton sonucu geciktirir.
- Talebi tek ve net yaz; üç seçenek sunmak kararı firmaya bırakır ve süreci uzatır.
- Makul bir cevap süresi belirt ve o süre sonunda tüketici hakem heyetine başvurabileceğimi nazik biçimde hatırlat.
- Tehdit dili kullanma, yalnızca sürecin bir sonraki adımını bildir.
- 170 kelimeyi geçme.

ÇIKTI: Konu satırı ve mail gövdesi.

10) İngilizce iş maili promptu

Write a professional business email in English. I will give the context in Turkish; produce only English output.

RECIPIENT ROLE: [örnek: procurement manager / professor / HR specialist]
RELATIONSHIP: [first contact / ongoing project / after a meeting]
MY GOAL: [ne istediğini Türkçe yazabilirsin]
KEY FACTS: [tarih, sayı, dosya adı gibi somut bilgiler]
DEADLINE: [tarih veya "none"]
TONE: [formal / neutral-professional / friendly-professional]

RULES:
- Write a subject line in title case, no ending punctuation.
- Open with the purpose in the first sentence, not with pleasantries.
- Use short paragraphs, maximum three sentences each.
- Close with a clear call to action including the deadline.
- Sign off with "Best regards," and leave bracketed placeholders for my name, title and company.
- Maximum 160 words. Avoid idioms and filler phrases such as "I hope this email finds you well".
- After the email, add a short section titled "Türkçe karşılığı" with a plain Turkish translation.

OUTPUT: Subject line, email body, Turkish translation.

11) Mail düzeltme ve kısaltma promptu

Aşağıdaki maili bir kurumsal iletişim editörü gibi düzelt. İçeriği değiştirme, yalnızca daha kısa, daha anlaşılır ve Türkçe yazım kurallarına uygun yap.

MAİLİM:
[yazdığın maili buraya yapıştır]

MUHATAP: [kim okuyacak ve hiyerarşideki yeri]
AMACIM: [bu mailden ne bekliyorum]

YAPILACAKLAR:
1. Yazım, noktalama ve TDK kurallarına göre düzelt. "e-posta" yazımını kısa çizgili kullan.
2. Gereksiz nezaket kalıplarını ve tekrarları çıkar; metni en az yüzde 30 kısalt.
3. Talebi ilk paragrafa taşı ve tarih belirt.
4. Hitabı ve kapanış kalıbını muhatabın konumuna göre düzelt (üst makama arz ederim, alt makama rica ederim, gerçek kişiye Saygılarımla).
5. Konu satırını yeniden yaz; sonuca odaklı olsun.
6. Pasif cümleleri etken yap.

ÇIKTI: Üç bölüm olarak ver. Birinci bölüm: düzeltilmiş mail. İkinci bölüm: yaptığın değişikliklerin madde madde listesi ve her birinin nedeni. Üçüncü bölüm: metinde kalan belirsizlikler ve bana sorman gereken sorular.

12) Konu satırı üretme promptu

Aşağıdaki mail için beş farklı konu satırı üret ve hangisini neden önerdiğini söyle.

MAİLİN AMACI: [ne istiyorsun]
MUHATAP: [rolü ve seni tanıyıp tanımadığı]
ACELE DURUMU: [son tarih varsa yaz]
VARSA NUMARA: [sipariş, başvuru, fatura numarası]
BAĞLAM: [bu mail bir dizinin parçası mı, ilk mail mi]

KURALLAR:
- Beş seçeneğin her biri farklı bir yaklaşım kullansın: sonuç odaklı, numara odaklı, eylem odaklı, tarih odaklı, soru biçiminde.
- Kelimelerin baş harflerini büyük yaz, sonuna noktalama koyma.
- Tamamı büyük harf, ünlem ve ACİL gibi ifadeler kullanma.
- Her seçeneğin karakter sayısını yanına yaz ve mobil gelen kutusunda ilk 40 karakterde ne göründüğünü göster.
- Beşini bir tabloda sun: konu satırı, karakter sayısı, mobilde görünen kısım, hangi durumda tercih edilmeli.
- Sonunda tek bir öneri yap ve gerekçesini iki cümlede yaz.

ÇIKTI: Tablo ve öneri.

Yapay Zekâya Mail Yazdırırken Kişisel Veri Tuzağı

Mail yazdırmak, üretken yapay zekânın en çok kullanılan işlerinden biri ve burada gözden kaçan bir risk var: mail doğası gereği kişi adı, telefon, adres, sipariş numarası ve bazen sağlık ya da finans bilgisi taşır. Bu bilgileri olduğu gibi prompta yapıştırmak, onları üçüncü taraf bir hizmete aktarmak anlamına gelir.

Özellikle ad-soyad, adres, telefon numarası ve kimlik bilgileri gibi kişiyi doğrudan ya da dolaylı olarak tanımlamaya elverişli kişisel verilerin paylaşımından kaçınılmalıdır. Bu tür verilerin yetkisiz kişilerce ele geçirilmesi durumunda, gizliliğin ihlali, kimlik hırsızlığı veya diğer kötüye kullanımlar gibi ciddi sonuçlar doğabileceği unutulmamalıdır.

Mail Yazarken En Sık Yapılan Yedi Hata

1. Konuyu boş bırakmak veya tek kelime yazmak: Bilgi yazılı bir konu satırı, gelen kutusunda hiçbir şey söylemez ve maili aramayla bulunamaz hale getirir.
2. Talebi en sona koymak: Muhatap genellikle ilk ekranı okur. Talep üçüncü paragraftaysa cevap gecikir.
3. Tarih vermemek: En kısa sürede ifadesi, muhatabın takviminde hiçbir yer tutmaz. Gün ve tarih yazın.
4. İmza bloğunu atlamak: Unvanı ve telefonu olmayan mail, yetki sorusunu yanıtsız bırakır ve iç yazışmada bile yönlendirmeyi zorlaştırır.
5. Üst makama rica etmek: Rica, hiyerarşide alt makama yöneliktir. Üst makama ve aynı düzeydeki makama arz edilir; karıştırmak kurumsal yazışmada hemen fark edilir.
6. Herkesi CC'ye koymak: CC, bilgisi olması gereken kişiler içindir. Gereksiz CC hem dikkati dağıtır hem de muhatapta baskı kurma izlenimi yaratır. Büyük listelerde Bcc kullanın.
7. Tek maile iki konu sıkıştırmak: İki talep aynı maile girdiğinde genellikle biri cevaplanır ve diğeri kaybolur. İki konu, iki mail.

Bu düzen 2014 tarihli önceki düzenlemeyi yürürlükten kaldırdı ve dikkat çekici bir ayrıntı getirdi: güvenli elektronik imzayla imzalanan bir belgenin çıktısı alınıp elle imzalanamaz ve fiziksel ortamda saklanamaz, yani ıslak imza istisnai bir durum haline geldi. Düzen, vatandaşın kurumla yazışma biçimini de etkiliyor. Kuruma hak doğuran bir başvuru yapacaksanız kurumun e-Devlet üzerindeki hizmetini veya Kayıtlı Elektronik Posta adresini kullanmanız, sıradan bir mail atmaktan hem hukuken hem pratikte güçlüdür. Günlük iletişimde ise yönetmeliğin dil kuralları iyi bir pusuladır: belgenin TDK Yazım Kılavuzu esas alınarak, anlamlı ve özlü yazılması ve zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmemesi kuralı, kurumsal maillerinizin tonunu tek başına düzeltir.

Mail yazmak bir üslup meselesi gibi görünür ama aslında bir yapı meselesidir. Konu satırı, hitap, giriş, gövde, tarihli talep, kapanış ve imza: bu altı bölüm yerinde olduğunda mailiniz cevap alır. Hitap ve kapanış kalıplarında tereddüt ettiğinizde Türkiye'nin resmî yazışma düzenini kuran yönetmelik en güvenilir pusuladır; yazım konusunda ise TDK Yazım Kılavuzu. Yapay zekâ bu işin en hızlı yardımcısı: yukarıdaki 12 promptu kopyalayın, köşeli parantezleri doldurun ve son hali kendi gözünüzle okuyarak gönderin. Prompta gerçek isim ve numara yazmadığınız sürece hem hızlı hem güvenli çalışırsınız.