Tutanak Nasıl Yazılır? Tutanak Örneği, Kuralları ve 12 Prompt (2026)

Tutanak, belirli bir olayın ya da durumun kim tarafından, ne zaman ve nerede saptandığını yazılı olarak kayda geçiren ve olayı gören kişilerin imzasını taşıyan belgedir. Bir tutanağı not defterine düşülmüş bir nottan ayıran iki şey vardır: olayı yoruma kapalı biçimde anlatması ve en az iki kişinin imzasıyla doğrulanması. Bu iki özellik, tutanağın ileride bir soruşturmada, disiplin işleminde ya da davada neden delil olarak kullanılabildiğini de açıklar.

Buna rağmen tutanak yazmak çoğu kişi için belirsiz bir iştir. Arama sonuçlarındaki rehberlerin büyük bölümü kaynaksız tavsiyelerle ilerliyor: aynı kalemle yazın, silinti kazıntı olmasın, arka yüzü boş bırakın. Bu cümlelerin bir kısmı doğru, bir kısmı eksik, hiçbirinin dayanağı gösterilmiyor. Bu rehber biçim kurallarını Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik'ten madde numarasıyla alıyor, işyeri tutanaklarının hukuki işlevini 4857 sayılı İş Kanunu'na dayandırıyor ve sonunda olayınızı tutanak diline çeviren 12 hazır komut veriyor.

Tutanak Nedir? Dilekçe ve Rapordan Farkı

Tutanak bir tespit belgesidir; olmuş bir şeyi, olduğu haliyle kayda geçirir. Dilekçe bir talep belgesidir; bir makamdan bir şey ister. Rapor ise bir değerlendirme belgesidir; veriyi inceleyip görüş bildirir. Aradaki fark akademik değil, pratiktir: aynı olayı anlatan üç belgeden hangisini yazdığınız, belgenin kaç imza taşıyacağını, hangi birime gideceğini ve ileride ne işe yarayacağını belirler.

Tablodaki en kritik satır imza sayısıdır. Tek kişinin imzaladığı bir kâğıda tutanak başlığı atmak, o kâğıdı tutanak yapmaz; tek imzalı bir tespit yazısı pratikte bir beyandır ve karşı taraf itiraz ettiğinde doğrulayacak ikinci bir tanığınız yoktur. Bu yüzden tutanağı her zaman olayı gören kişilerle birlikte imzalayın. Talep bildirmek istiyorsanız yazmanız gereken belge tutanak değil dilekçedir; o konuyu ayrı bir rehberde ele aldık.

Tutanak Nasıl Yazılır? 8 Adımda Yerleşim ve İçerik

Tutanağın iskeleti her kullanım alanında aynıdır: başlık, olayın tespiti, tespiti yapanlar ve imzalar. Değişen şey gövdedeki ayrıntının türüdür. Aşağıdaki sıra, kamu yazışma düzeniyle uyumlu ve özel işyerlerinde de sorunsuz çalışan bir taban verir.

1. Başlığı olayın adıyla yazın: Sayfanın en üstüne ortalanmış biçimde ne tespit ettiğinizi yazın: Devamsızlık Tespit Tutanağı, Malzeme Teslim Tutanağı, Hasar Tespit Tutanağı gibi. Yalnızca Tutanak yazmak, belgenin hangi dosyaya gireceğini belirsiz bırakır.
2. Zamanı dakikasıyla verin: Tarih ve saati birlikte yazın. Tutanağın gücü, olayın ne zaman saptandığını tereddütsüz göstermesinden gelir. 1 Ekim 2026 Çarşamba günü saat 09.40 itibarıyla ifadesi, bugün ifadesinden hukuken çok daha değerlidir.
3. Yeri tarif edin: Yalnızca binanın adını değil, olayın geçtiği bölümü yazın: üretim sahası ikinci hat, A blok giriş katı arşiv odası, okul bahçesi kantin önü. Yer tarifi, sonradan kamera kaydı veya tanık aranırken kullanılır.
4. Olayı yalnızca gözlemle anlatın: Sıfat ve niyet yorumu kullanmayın. Saygısız davrandı yerine kendisine yöneltilen soruya cevap vermeyerek odadan ayrıldı yazın. Tutanağı çürüten en yaygın şey, gözlemle yorumun aynı cümlede birbirine karışmasıdır.
5. Sayılabilir olanı sayıyla yazın: Adet, numara, tutar, süre ve seri numarası varsa açıkça belirtin. Birkaç kutu eksik yerine 12 kutudan 3 adedi eksik; uzun süre bekledi yerine 25 dakika bekledi.
6. İlgili kişinin beyanını ayrı cümlede aktarın: Kişi bir şey söylediyse tırnak içinde ve kendi ifadesiyle yazın; söylemediyse veya imzadan kaçındıysa bunu da yazın. İmzadan imtina etti ifadesi, tutanağı geçersiz kılmaz; aksine o anı kayda geçirir.
7. Tespiti yapanları unvanıyla sıralayın: Her imzacının adı, soyadı ve görevi bulunsun. Olayı gören üçüncü bir kişi varsa onu da tanık sıfatıyla ekleyin.
8. Tarihi sona koyup imzalatın: Metin bittikten sonra tarihi yazın, ardından imza bloğunu açın. Bir sonraki bölümde bu bloğun yönetmelikteki tam ölçülerini veriyoruz.

Tutanakta Tarih, İmza ve Paraf Nereye Yazılır? Yönetmelik Ne Diyor

Türkiye'de resmî yazışmaların biçimini belirleyen düzenleme, 10 Haziran 2020 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik'tir. Bu yönetmelik tutanağı iki yerde doğrudan anar ve internetteki rehberlerin çoğunun kaynaksız aktardığı kuralların asıl dayanağıdır. Önce en çok sorulan soruyla başlayalım: tutanakta tarih nereye yazılır?

Tutanak, rapor, tebliğ-tebellüğ belgesi ve benzeri belgelerde tarih, metnin bitiminde yer alabilir.

Bu tek cümle, tutanağı diğer resmî yazılardan ayıran biçim kuralını veriyor. Aynı maddenin birinci fıkrası genel kuralı koyuyor: tarih, sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağına gün, ay ve yıl olarak rakamla ve aralarına nokta konularak yazılır. Dördüncü fıkra ise tutanak için bu kuralı esnetiyor. Sebebi pratiktir: tutanak çoğu zaman olayın yaşandığı yerde, elle ve o anda doldurulur; tarih, metin tamamlandıktan sonra atılır. İmza ve paraf kuralları ise esnetilmiş değil, aynen geçerlidir.

İşyerinde Tutanak: Savunma, Devamsızlık ve Fesih

Özel sektörde tutulan tutanakların neredeyse tamamı tek bir soruya hizmet eder: iş sözleşmesi bir gün sona ererse, feshin sebebi ispatlanabilecek mi? Bu sorunun hukuki çerçevesini 4857 sayılı İş Kanunu çiziyor. Kanunun 19. maddesi işverene iki ayrı yükümlülük getiriyor; ikincisi tutanak kültürünün doğrudan sebebidir.

Hakkındaki iddialara karşı savunmasını almadan bir işçinin belirsiz süreli iş sözleşmesi, o işçinin davranışı veya verimi ile ilgili nedenlerle feshedilemez. Ancak, işverenin 25 inci maddenin (II) numaralı bendi şartlarına uygun fesih hakkı saklıdır.

Maddenin iki yönü var. Birincisi, davranış veya verim kaynaklı bir fesihten önce işçinin savunmasının alınması zorunludur; savunma istenmemişse fesih bu yönüyle sakatlanır. İkincisi, kanunun 25. maddesinin ikinci bendi kapsamındaki haklı nedenle derhal fesih hallerinde bu savunma zorunluluğu bulunmaz. Aynı maddenin ilk cümlesi de ayrıca önemlidir: işveren fesih bildirimini yazılı olarak yapmak ve fesih sebebini açık ve kesin bir şekilde belirtmek zorundadır. Tutanak işte bu zincirin ilk halkasıdır; olayı, tarihi ve tanıkları o gün kayda geçirmezseniz, aylar sonra fesih sebebini açık ve kesin biçimde yazacak malzemeniz kalmaz.

Pratik sonuç şu: işyeri tutanağının değeri biçiminden değil, olayın yaşandığı gün düzenlenmiş olmasından ve imzalayan tanıkların gerçekten orada bulunmasından gelir. Sonradan toplu halde doldurulmuş, aynı kalemle ve aynı el yazısıyla yazılmış bir tutanak destesi, ispat gücünü artırmaz. Savunma isteme yazısı ile tutanağı da karıştırmayın: tutanak olayı tespit eder, savunma isteme yazısı işçiye hangi iddiaya karşı cevap vereceğini bildirir; aşağıda ikisi ayrı promptlar.

12 Hazır Tutanak Promptu (Kopyala-Yapıştır)

Aşağıdaki komutlar ChatGPT, Gemini ve Claude'da denendi. Her birini olduğu gibi kopyalayın, köşeli parantezli alanları kendi bilginizle doldurun ve gönderin. Promptların hepsinde üç ortak sınır var: model tarih, numara ve tutar uydurmaz; kanun maddesi numarası yazmaz; kişisel verileri metne gömmek yerine boş alan bırakır. Bu sınırları silmeyin, tutanağın güvenilirliği onlara bağlı.

1) Genel olay tespit tutanağı promptu

Türkçe resmî yazışma konusunda deneyimli bir yazı işleri uzmanı gibi davran ve benim anlattığım olaydan bir OLAY TESPİT TUTANAĞI üret.

OLAYIN ADI: [örnek: depo giriş kapısının açık bulunması]
TARİH VE SAAT: [gün ay yıl ve saat, örnek: 1 Ekim 2026 Çarşamba, saat 09.40]
YER: [olayın geçtiği bölümü tarif et, örnek: B blok zemin kat sevkiyat alanı]
NE GÖRDÜM: [gördüklerini günlük dille anlat, 3-5 cümle]
İMZALAYACAK KİŞİLER: [ad soyad ve görev, en az iki kişi]

BİÇİM KURALLARI:
- En üste ortalanmış bir başlık yaz, başlık olayın adını içersin.
- Gövde üçüncü şahıs ağzında ve geçmiş zamanda olsun. Sıfat ve yorum kullanma, yalnızca gözlemi yaz.
- Gövde en fazla 3 paragraf ve 180 kelime olsun.
- Kapanış cümlesi tutanağın kaç nüsha düzenlendiğini belirtsin.
- Metnin bitiminde tarih satırı, altında iki satır boşluk, sonra imza bloğu olsun. İmza bloğunda her kişi için ad soyad ve altında görev yer alsın.

SINIRLAR:
- Benim vermediğim hiçbir tarih, saat, numara, tutar veya isim uydurma. Eksik bilgi varsa oraya köşeli parantezli boş alan bırak ve en sonda eksik bilgileri listele.
- Kanun ya da yönetmelik maddesi numarası YAZMA.
- T.C. kimlik numarası, telefon ve adres yazma; bunların yerine [T.C. Kimlik No] gibi boş alan bırak.

2) Devamsızlık tespit tutanağı promptu

Bir insan kaynakları uzmanı gibi davran ve bir DEVAMSIZLIK TESPİT TUTANAĞI yaz.

ÇALIŞANIN ADI: [ad soyad]
GÖREVİ VE BİRİMİ: [örnek: Üretim Bölümü, operatör]
DEVAMSIZLIK GÜNLERİ: [tarihleri tek tek yaz]
MESAİ BAŞLANGICI: [saat]
YAPILAN TEMAS DENEMELERİ: [kime, ne zaman, hangi kanaldan ulaşılmaya çalışıldı; yoksa "yok" yaz]
BİLDİRİM VAR MI: [izin talebi veya mazeret bildirildi mi]
İMZALAYACAK KİŞİLER: [ad soyad ve görev, en az iki kişi]

BİÇİM KURALLARI:
- Her devamsızlık gününü ayrı bir cümlede, tarih ve saatle birlikte yaz.
- Temas denemelerini kronolojik sırayla ve sonucuyla birlikte belirt.
- Üçüncü şahıs ağzı kullan, suçlayıcı sıfat kullanma. "İşe gelmedi" gibi olgusal ifadeler kullan, "işi savsakladı" gibi yorum yazma.
- Metnin sonunda tarih, altında imza bloğu olsun.

SINIRLAR:
- Mazereti değerlendirme, haklı veya haksız deme. Yalnızca tespit yaz.
- Kanun maddesi numarası ve fesih sonucu YAZMA.
- Benim vermediğim gün, saat veya görüşme uydurma.

3) Savunma isteme yazısı promptu

Bir insan kaynakları uzmanı gibi davran ve çalışana gönderilecek bir SAVUNMA İSTEME YAZISI üret. Bu bir tutanak değil, çalışana tebliğ edilecek bir yazıdır.

ÇALIŞANIN ADI VE GÖREVİ: [ad soyad, görev]
İDDİA EDİLEN DAVRANIŞ: [ne olduğunu tarih ve saatle birlikte yaz]
DAYANAK BELGE: [varsa tutanak adı ve tarihi, yoksa "yok" yaz]
CEVAP SÜRESİ: [kaç gün verildiği]

BİÇİM KURALLARI:
- Yazı, çalışana hangi iddiaya karşı savunma vereceğini tereddüte yer bırakmayacak açıklıkta bildirsin.
- Olayı tarih, saat ve yer vererek tek paragrafta özetle.
- Savunmanın hangi tarihe kadar ve kime yazılı olarak verileceğini belirt.
- Tebellüğ alanı ekle: çalışanın adı, tarih ve imza için boş satırlar bırak.
- Toplam 200 kelimeyi geçme.

SINIRLAR:
- Suçlu ilan eden, sonuç bildiren veya yaptırım duyuran cümle KURMA. Yazı yalnızca savunma ister.
- Kanun ya da yönetmelik maddesi numarası YAZMA.
- Benim vermediğim tarih, süre veya belge adı uydurma.

4) Teslim ve devir teslim tutanağı promptu

Bir idari işler sorumlusu gibi davran ve bir TESLİM TUTANAĞI üret.

NE TESLİM EDİLİYOR: [eşya, cihaz, araç, anahtar, evrak; adet ve varsa seri numarasıyla]
TESLİM EDEN: [ad soyad, görev]
TESLİM ALAN: [ad soyad, görev]
TESLİM TARİHİ VE YERİ: [tarih, saat, yer]
EŞYANIN DURUMU: [çalışır, hasarlı, eksik; gözlemlediğin durumu yaz]
EKLER: [varsa fotoğraf, fatura, garanti belgesi; yoksa "yok" yaz]

BİÇİM KURALLARI:
- Teslim edilen kalemleri numaralı bir liste halinde yaz; her satırda adet, tanım ve varsa seri numarası olsun.
- Eşyanın teslim anındaki durumunu ayrı bir cümlede belirt.
- Kapanış cümlesi, tarafların eşyayı birlikte kontrol ettiğini ve tutanağın iki nüsha düzenlendiğini söylesin.
- Metnin sonunda tarih, altında teslim eden ve teslim alan için ayrı imza blokları olsun.

SINIRLAR:
- Vermediğim seri numarası, marka, model veya tutar uydurma; eksikse [Seri No] gibi boş alan bırak.
- Garanti, sigorta ya da sorumluluk hükmü YAZMA.

5) Sayım ve stok farkı tutanağı promptu

Bir depo sorumlusu gibi davran ve bir SAYIM TUTANAĞI üret.

SAYIMIN TÜRÜ: [dönemsel sayım, ani sayım, devir sayımı]
SAYIM TARİHİ VE YERİ: [tarih, saat, depo veya mağaza adı]
SAYIMA KATILANLAR: [ad soyad ve görev]
KAYITLI MİKTAR VE SAYILAN MİKTAR: [ürün adı, kayıt, fiili sayım; satır satır yaz]
FARKIN GÖZLENEN SEBEBİ: [varsa; yoksa "tespit edilemedi" yaz]

BİÇİM KURALLARI:
- Ürünleri bir tablo biçiminde ver: ürün adı, stok kodu, kayıtlı miktar, sayılan miktar, fark.
- Fark toplamını ayrı bir satırda belirt.
- Fark için sebep yazarken yalnızca gözleneni yaz, varsayım kurma.
- Metnin sonunda tarih ve tüm katılımcılar için imza bloğu olsun.

SINIRLAR:
- Sayıları ben verdim; hiçbirini değiştirme, yuvarlama veya tamamlama.
- Sorumlu kişi belirleme, kusur atfetme.
- Parasal zarar tutarı hesaplama.

6) Toplantı tutanağı promptu

Bir toplantı sekreteri gibi davran ve aşağıdaki ham notlardan bir TOPLANTI TUTANAĞI üret.

TOPLANTININ ADI: [örnek: Aylık üretim değerlendirme toplantısı]
TARİH, SAAT VE YER: [başlangıç ve bitiş saati dahil]
KATILIMCILAR: [ad soyad ve görev]
KATILMAYANLAR: [varsa]
HAM NOTLAR: [konuşulanları dağınık biçimde buraya yapıştır]

BİÇİM KURALLARI:
- Gündem maddelerini numaralandır; her madde için konuşulanları 2-3 cümlede özetle.
- Alınan kararları ayrı bir "Kararlar" başlığı altında numaralı liste yap.
- Her karar için sorumlu kişiyi ve termin tarihini ayrı sütun gibi belirt; notlarda yoksa [Sorumlu] ve [Termin] boş alanı bırak.
- Tartışmalı konularda farklı görüşleri kimin dile getirdiğini belirterek yaz.
- Metnin sonunda tarih ve katılımcı imza bloğu olsun.

SINIRLAR:
- Notlarda olmayan karar, rakam veya taahhüt EKLEME.
- Konuşmaları yorumlama, kimin haklı olduğunu söyleme.

7) İş kazası tutanağı promptu

Bir iş sağlığı ve güvenliği sorumlusu gibi davran ve bir İŞ KAZASI TUTANAĞI üret.

KAZAYA UĞRAYAN: [ad soyad, görev, birim]
KAZA TARİHİ VE SAATİ: [gün ay yıl, saat]
KAZA YERİ: [tam konum]
KAZA ANINDA YAPILAN İŞ: [ne yapılıyordu]
OLAYIN ANLATIMI: [ne olduğunu günlük dille anlat]
KULLANILAN KORUYUCU DONANIM: [varsa; yoksa "yok" yaz]
YAPILAN İLK MÜDAHALE: [kim, ne yaptı, nereye sevk edildi]
TANIKLAR: [ad soyad ve görev]

BİÇİM KURALLARI:
- Olayı dakika sırasıyla anlat: kaza öncesi, kaza anı, kaza sonrası müdahale.
- Yalnızca gözleneni yaz; kusur, ihmal veya sorumluluk atfetme.
- Yaralanmanın türünü tarif ederken tıbbi teşhis koyma, gözlemle sınırlı kal.
- Metnin sonunda tarih ve tüm tanıklar için imza bloğu olsun.

SINIRLAR:
- Tıbbi teşhis, iş göremezlik süresi veya tedavi önerisi YAZMA.
- Kanun, yönetmelik ya da SGK bildirim süresi numarası YAZMA.
- Benim vermediğim saat, isim veya müdahale uydurma.

8) Hasar tespit tutanağı promptu

Bir hasar tespit görevlisi gibi davran ve bir HASAR TESPİT TUTANAĞI üret.

HASAR GÖREN ŞEY: [araç, cihaz, bina bölümü, mal]
TESPİT TARİHİ VE YERİ: [tarih, saat, yer]
HASARIN GÖRÜNÜMÜ: [ne gördüğünü ayrıntılı anlat: hangi bölüm, ne büyüklükte, ne tür]
HASARIN FARK EDİLME ANI: [ne zaman, kim tarafından fark edildi]
TESPİTİ YAPANLAR: [ad soyad ve görev]
EKLER: [fotoğraf sayısı, varsa belge]

BİÇİM KURALLARI:
- Hasarı bölüm bölüm, numaralı liste halinde tarif et. Her maddede konum ve görünür büyüklük olsun.
- Hasarın ne zaman ve kim tarafından fark edildiğini ayrı bir cümlede belirt.
- Fotoğraf çekildiyse kaç adet olduğunu ve ekte sunulduğunu yaz.
- Metnin sonunda tarih ve imza bloğu olsun.

SINIRLAR:
- Hasarın sebebini veya sorumlusunu BELİRLEME; yalnızca görüneni yaz.
- Onarım maliyeti veya değer kaybı tutarı HESAPLAMA.
- Benim vermediğim ölçü, marka veya numara uydurma.

9) Okul ve öğrenci tutanağı promptu

Bir okul idarecisi gibi davran ve bir ÖĞRENCİ OLAY TUTANAĞI üret.

OLAYIN ÖZETİ: [ne olduğunu günlük dille anlat]
TARİH, SAAT VE YER: [tarih, saat, okul içindeki yer]
İLGİLİ ÖĞRENCİLER: [sınıf ve numara yaz, ad soyad yerine [Öğrenci 1] gibi kod kullan]
OLAYI GÖREN GÖREVLİLER: [ad soyad ve görev]
ÖĞRENCİ BEYANI: [öğrenci bir şey söylediyse kendi ifadesiyle yaz]

BİÇİM KURALLARI:
- Olayı tarafsız, üçüncü şahıs ağzında anlat.
- Öğrenci beyanını tırnak içinde ve değiştirmeden aktar.
- Varsa maddi zararı ve kime ait olduğunu belirt.
- Velinin bilgilendirilip bilgilendirilmediğini ayrı bir cümleyle yaz.
- Metnin sonunda tarih ve görevli imza bloğu olsun.

SINIRLAR:
- Öğrenci hakkında kişilik değerlendirmesi, teşhis ya da etiket KULLANMA.
- Disiplin cezası önerme, ceza türü yazma.
- Öğrencinin tam adını, T.C. kimlik numarasını veya adresini metne yazma; sınıf ve numara yeterlidir.

10) Apartman ve site tutanağı promptu

Bir apartman yöneticisi gibi davran ve bir YÖNETİM TESPİT TUTANAĞI üret.

KONU: [örnek: ortak alana bırakılan eşya, su kaçağı, gürültü şikâyeti]
TARİH, SAAT VE YER: [tarih, saat, blok ve kat]
TESPİT EDİLEN DURUM: [ne gördüğünü anlat]
İLGİLİ BAĞIMSIZ BÖLÜM: [daire numarası]
TESPİTİ YAPANLAR: [yönetici, denetçi, kat maliki; ad soyad ve sıfat]
DAHA ÖNCE YAPILAN UYARI: [varsa tarihiyle; yoksa "yok" yaz]

BİÇİM KURALLARI:
- Tespiti nesnel biçimde, ölçü ve süre vererek yaz.
- Daha önce uyarı yapıldıysa tarihini ve nasıl yapıldığını belirt.
- Tutanağın kat malikleri kuruluna sunulmak üzere düzenlendiğini kapanışta yaz.
- Metnin sonunda tarih ve imza bloğu olsun.

SINIRLAR:
- Kat Mülkiyeti Kanunu'ndan madde numarası YAZMA.
- Para cezası, aidat kesintisi veya yaptırım önerme.
- Kişi hakkında sıfat kullanma; yalnızca durumu yaz.

11) Tutanak üst yazısı promptu

Bir yazı işleri görevlisi gibi davran ve elimdeki tutanağı bir kuruma gönderirken ekleyeceğim ÜST YAZIYI üret.

GÖNDEREN: [kurum veya şirket adı, birim]
MUHATAP: [gönderilecek kurumun tam ve resmî adı]
EKTEKİ TUTANAĞIN ADI VE TARİHİ: [örnek: 1 Ekim 2026 tarihli Hasar Tespit Tutanağı]
GÖNDERME SEBEBİ: [neden gönderiyorsun, tek cümle]
TALEP: [varsa kurumdan ne istiyorsun; yoksa "bilgi için" yaz]

BİÇİM KURALLARI:
- Üst yazı en fazla 2 kısa paragraf olsun.
- İlk paragraf ekteki belgeyi tanıtsın, ikinci paragraf talebi veya bilgilendirme amacını yazsın.
- "Ek:" satırında gönderilen belgeleri numaralandır.
- Metnin sonunda tarih, altında imza bloğu ve unvan olsun.

SINIRLAR:
- Tutanağın içeriğini yeniden anlatma, yalnızca atıfta bulun.
- Hukuki nitelendirme yapma, madde numarası yazma.

12) Taslağını denetleten kontrol promptu

Aşağıda yazdığım tutanak taslağı var. Onu YENİDEN YAZMA; yalnızca denetle ve eksiklerini listele.

TUTANAK TASLAĞI:
[taslağını buraya yapıştır]

ŞU BAŞLIKLAR ALTINDA DENETLE:
1. EKSİK UNSURLAR: Başlık, tarih, saat, yer, olayın anlatımı, imzacıların ad ve görevi, nüsha sayısı. Hangisi eksik?
2. YORUM SIZINTISI: Gözlem olmayan, yorum veya sıfat içeren cümleleri tek tek alıntıla ve her biri için nesnel bir alternatif öner.
3. BELİRSİZ İFADELER: "Bir süre", "birkaç", "oldukça" gibi ölçülemeyen ifadeleri listele.
4. ÇELİŞKİ: Metin içinde birbirini tutmayan tarih, saat veya sayı var mı?
5. KİŞİSEL VERİ: Metinde T.C. kimlik numarası, telefon, adres, sağlık bilgisi gibi gereksiz kişisel veri var mı? Varsa hangilerinin çıkarılabileceğini söyle.

ÇIKTI BİÇİMİ: Beş başlık, her birinin altında madde işaretli liste. Sonunda tek cümlelik genel değerlendirme.

SINIRLAR:
- Taslağı yeniden yazma, düzeltilmiş sürümünü üretme.
- Hukuki geçerlilik hakkında görüş bildirme.

ChatGPT, Gemini ve Claude: Tutanak İçin Hangisi Daha İyi?

Tutanak, yapay zekanın yaratıcılık gösterdiği değil, tam tersine kendini frenlediği bir metin türüdür. Bu yüzden araç seçiminde ölçüt dil güzelliği değil, üç şeydir: verdiğiniz bilginin dışına çıkmaması, biçim talimatına sadık kalması ve uzun ham notu kısaltırken ayrıntı kaybetmemesi. Aşağıdaki tablo kesin bir sıralama değil, kullanım önerisidir.

Pratikte en iyi sonuç, tek araca bağlı kalmaktan değil, işi ikiye bölmekten geliyor: tutanağı bir araca yazdırın, çıktıyı 12 numaralı denetim promptuyla ikinci bir araca okutun. İki modelin aynı cümleyi yorum olarak işaretlemesi, o cümleyi düzeltmeniz gerektiğinin en hızlı göstergesidir. El yazısıyla doldurulmuş bir tutanağı dijitale aktaracaksanız önce görüntüyü metne çevirin, sonra denetim promptunu uygulayın.

Tutanakta Sık Yapılan 7 Hata

• Gözlemle yorumu aynı cümlede yazmak: Tutanağı en çok zayıflatan hata budur. Kasten yaptı, umursamadı, kaba davrandı gibi ifadeler sizin çıkarımınızdır; karşı taraf bunların hepsine itiraz edebilir. Yalnızca görüleni ve duyulanı yazın.
• Tutanağı sonradan toplu halde doldurmak: Olaydan haftalar sonra, aynı kalemle ve aynı el yazısıyla doldurulmuş bir tutanak destesi ispat gücü taşımaz. Tutanağın değeri olayın tarihinde düzenlenmiş olmasından gelir.
• Tek imzayla yetinmek: Bir kâğıda tutanak başlığı atmak onu tutanak yapmaz. Olayı gören en az iki kişinin imzası, belgenin tespit niteliğinin dayanağıdır.
• İmzadan kaçınan kişiyi tutanağa yazmamak: Kişi imzalamak istemediğinde tutanak geçersiz olmaz. Doğru yol, imzadan imtina etti ifadesini metne eklemek ve bu durumu da imzacılarla birlikte tespit etmektir.
• Ölçülemeyen ifadeler kullanmak: Birkaç kez, uzun süre, oldukça fazla gibi ifadeler tutanağı kullanışsız hale getirir. Sayı, süre ve adet verin.
• Gereksiz kişisel veri yazmak: T.C. kimlik numarası, telefon, adres ve sağlık bilgisi tutanağın amacı için gerekli değilse yazılmamalıdır. Sınıf, sicil numarası ya da görev çoğu durumda kimliklendirme için yeterlidir.
• Tutanağa sonuç veya yaptırım yazmak: Tutanak tespit eder, karar vermez. Fesih, ceza, kesinti ya da yaptırım kararı başka bir belgenin konusudur; tutanağa yazılması belgenin tarafsızlığını zedeler.

Bu yedi hatanın altısı, tutanağı yazan kişinin iyi niyetle fazladan bilgi eklemesinden doğuyor. Tutanakta eksik yazmak, fazla yazmaktan daha güvenlidir: eksik kalan ayrıntı sonradan ikinci bir tutanakla tamamlanabilir, ama yanlış ya da yorumlu bir cümle belgenin tamamını tartışmaya açar.

Türkiye'de Tutanak ve Kişisel Veri: KVKK Sınırı

Tutanak, doğası gereği kişisel veri içerir: ad, soyad, görev, çoğu zaman sicil numarası, bazen sağlık durumuna ilişkin gözlem. Bu belgeyi bir yapay zeka aracına yazdırırken, verdiğiniz her bilginin bir hizmet sağlayıcıya aktarıldığını hatırlamak gerekir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun Kasım 2025 tarihli Üretken Yapay Zekâ ve Kişisel Verilerin Korunması Rehberi bu konuda açık bir uyarı veriyor.

Özellikle sağlık verileri, finansal bilgiler, hukuki süreçlere ilişkin bilgiler ve bunlara benzer hassas nitelikteki konulara ilişkin bilgilerin, ÜYZ sistemleri ile paylaşılmasından kaçınılması gerektiği de unutulmamalıdır.

Pratik karşılığı şudur: tutanağın iskeletini yapay zekaya yazdırın, kimlik bilgilerini metne siz ekleyin. Yukarıdaki promptların hepsinde bu yüzden T.C. kimlik numarası, telefon ve adres için köşeli parantezli boş alan bırakılması isteniyor; öğrenci tutanağında ise ad soyad yerine sınıf ve numara kullanılıyor. Bir iş kazası ya da sağlık durumu söz konusuysa, olayın tıbbi ayrıntısını modele hiç vermeyin; tutanakta zaten teşhis değil gözlem yer alır. Aynı mantık kurumsal tarafta da geçerlidir: günde yüzlerce tutanak ve belge üreten bir kurumda doğru çözüm, verileri dışarıya göndermek yerine kurum içinde çalışan bir belge akışı kurmaktır.

Tutanak yazmayı zorlaştıran şey biçim değil, gözlemle yorumu ayırmaktır. Biçim tarafı aslında birkaç kuraldan ibaret: başlık olayın adını taşır, tarih metnin bitiminde yer alabilir, imza bloğu metnin iki ilâ dört satır altında açılır ve en az iki kişi imzalar. Zor olan, gördüğünüzü sıfat kullanmadan yazmaktır; yukarıdaki 12 prompt tam olarak bu işi devralmak için yazıldı. Elinizdeki olayı günlük dille anlatın, model onu tutanak diline çevirsin, siz de çıktıyı denetim promptundan geçirip kimlik bilgilerini kendiniz ekleyin.